Komunikacja a przekaz. Jak rozmawiać, by rozumieć i być zrozumianym?

Czy idealna komunikacja istnieje? Co zrobić, by przekaz został zrozumiany, ale nie odebrany negatywnie? Jak często trzeba powtarzać prośby i informacje, by dotarły do wszystkich, których dotyczą? Jak minimalizować ryzyko konfliktów?

Te pytania to codzienność większości odpowiedzialnych za koordynację, wyniki i pracę innych. Z pewnością jednak warto poświęcić czas na zrozumienie i doskonalenie umiejętności zarządzania zespołem. Na mecie czeka bowiem zwiększona efektywność i wydajność, zaangażowanie, łatwiejsze budowanie relacji, obopólne zadowolenie i oczywiście to, na co wszyscy czekają - wspólny sukces.

Badania opublikowane w lutym 2022 roku na Wydziale Kształcenia Ustawicznego Harvardu podkreśliły kluczową rolę stylu komunikacji liderów w efektywnym zarządzaniu zespołem i organizacją. By tego dokonać, konieczne jest jednak zrozumienie, jakie przekazy do nas
docierają, a jakie odpieramy.

Przedstawiamy cztery główne style komunikacji: bezpośredni, funkcjonalny, kooperacyjny i wpływowy. To, do którego z nich należą pracownicy, zależeć może od ich usposobienia, doświadczenia zawodowego, prywatnych przeżyć, czy pokolenia, do jakiego przynależą.

Skuteczna komunikacja nie polega jedynie na przekazywaniu informacji, czy wystosowywaniu krótkich i jasnych poleceń. Zrozumienie i dostosowanie się do potrzeb współpracowników może bowiem szybko stworzyć środowisko sprzyjające otwartym i produktywnym rozmowom, a to przyczyni się do zwiększonego poczucia odpowiedzialności i zwiększy prawdopodobieństwo wspólnego sukcesu. Czym jednak charakteryzują się style komunikacji? Jak je rozpoznać i dostosować odpowiednie do nich treści?

Styl bezpośredni, czyli analityczny i dominujący

Komunikator bezpośredni lubi jasne przekazy i konkrety. W pracy kieruje się logiką, argumentami i faktami. Nie ma problemu z wyrażaniem własnych opinii. Jego mocne strony to klarowność, skuteczne rozwiązywanie problemów i łatwość w odnajdywaniu się w sytuacjach kryzysowych.
Aspekty, nad którymi często musi pracować, lub które mogą utrudniać pracę innych, to brak delikatności w komunikacji, trudności w radzeniu sobie z emocjami innych czy postrzeganie przez otoczenie jako surowego lub aroganckiego.

Jak rozmawiać z komunikatorem bezpośrednim?

W tym przypadku możemy zapomnieć o długich konwersacjach, z których trzeba wysnuć wnioski i czekać na puentę. Osoba o bezpośrednim stylu komunikacji ceni sobie przejrzystość i nadanie jasnego kierunku. Istotne będzie podkreślenie celów i oczekiwanych rezultatów powierzanego zadania. Komunikator bezpośredni musi wiedzieć, jaki sens ma dana aktywność i do czego dąży. W rozmowie z nim warto skupić się na faktach, logice i argumentach, a omijać subtelne sugestie i zbędne okazywanie emocji. Do głębszej dyskusji może zachęcić zadawanie otwartych pytań, jednak i tu warto pamiętać o unikaniu długich analiz jednego aspektu.

Jakie komunikaty będą bezskuteczne?

Nadmierne, skomplikowane i nad wyraz opisowe. Nie sprawdzi się też próba udzielenia długiej odpowiedzi na jasne i doprecyzowane pytanie.

Styl funkcjonalny, czyli sumienny i analityczny

Komunikator funkcjonalny specjalizuje się w analizowaniu, rozważaniu i szukaniu najlepszych rozwiązań. Duży nacisk kładzie na szczegóły i nade wszystko ceni sobie w pracy przemyślane rozwiązania. Jego mocne strony to dokładność i skupienie, systematyczność, staranność i wnikliwość w działaniu. Aspekty, nad którymi często musi pracować, lub które mogą utrudniać pracę innych, to krytycyzm i nieuzasadniona nieufność wobec pozostałych członków zespołu, skłonność do nadmiernego analizowania i trudność w podejmowaniu decyzji.

Jak rozmawiać z komunikatorem funkcjonalnym?

W tym przypadku kluczowym może być dokładny i pogłębiony opis problemu lub zadania, etapów do wykonania i możliwych rozwiązań. Dobrą praktyką podczas rozmowy z osobą o funkcjonalnym stylu komunikacji będzie unikanie nadmiernych uproszczeń. Warto skupić się na rozważeniu różnych punktów widzenia i okazanie przestrzeni do swobodnego wyrażenia opinii. Niezwykle ważne będą też spokój, opanowanie i cierpliwość. Dobrą praktyką kończącą rozmowę będzie także podsumowanie ustaleń i doprecyzowanie celów, by upewnić się, że obie strony rozumieją swoje zadania i oczekiwane wyniki.

Jakie komunikaty będą bezskuteczne?

W rozmowie z komunikatorem funkcjonalnym nie sprawdzą się nadmiernie emocjonalne, negatywnie nacechowane lub zbyt subtelne przekazy, a także te pozbawione szczegółów i opierające się wyłącznie na emocjach i mowach motywacyjnych. Pracę z przedstawicielem tego stylu komunikacji może utrudnić również naciskanie na szybkie podjęcie decyzji.

Styl kooperacyjny, czyli harmonizujący, intuicyjny i stabilny

Komunikator kooperacyjny stawia na współpracę, wyjątkowo ceni sobie harmonię i uwzględnia potrzeby innych. Dużo uwagi poświęca relacjom międzyludzkim i chętnie stawia się w roli słuchacza, który wyciąga wnioski i stara się wdrożyć ich ulepszoną wersję w pracę. Jego mocne strony to łatwość i szybkość w budowaniu pozytywnych relacji, zdolność pracy w zespole i chęć rozwiązania konfliktów. Aspekty, nad którymi często musi pracować, lub które mogą utrudniać pracę innych to możliwość unikania trudnych rozmów i konfliktów, skłonność do zgadzania się na określone warunki wbrew własnej woli i trudność w podejmowaniu inicjatywy i decyzji.

Jak rozmawiać z komunikatorem kooperacyjnym?

Przekazując informacje i prośby do osoby z kooperacyjnym stylem komunikacji, dobrą praktyką będzie podkreślenie korzyści zespołu płynących z wykonanego zadania. Niezwykle istotną rolę odegra również relacyjna rozmowa oparta na zadawaniu pytań, słuchaniu i spokojnym wymieniu się opiniami i spostrzeżeniami. Wywieranie wpływu i naleganie na szybkie podjęcie decyzji może zburzyć budowaną relację. W tym przypadku bardzo ważne jest wzmocnienie zaufania i zachęcenie do wspólnego podejmowania kolejnych kroków, a w przypadku wątpliwości, możliwość konsultacji. Komunikator kooperacyjny wyjątkowo ceni też wspólną celebrację osiągnięć i docenienie jego wkładu w sukces.

Jakie komunikaty będą bezskuteczne?

W tym przypadku nie sprawdzi się narzucanie rozwiązań, a deprecjonowanie i ignorowanie innych może znacząco utrudnić pracę. Komunikator kooperacyjny szybko może wycofać się również z sytuacji, w których poczuje nieprofesjonalne zachowanie ze strony przełożonego lub nadmierną rywalizację i stres.

Styl wpływowy, czyli osobisty lub ekspresyjny

Komunikator wpływowy, nazywany często influencerem, w codziennej pracy skupia się na emocjach, relacjach i motywacji. Jego mocne strony to umiejętność szybkiego budowania trwałych relacji, angażowanie i zachęcanie do działania i zdolność do wywierania pozytywnego wpływu na otoczenie. Aspekty, nad którymi często musi pracować, lub które mogą utrudniać pracę innych to skłonność do podejmowania decyzji impulsywnie i pod wpływem emocji, trudność w zachowaniu obiektywizmu, skłonność do rozpraszania się, a nawet okazjonalna niepraktyczność.

Jak rozmawiać z komunikatorem wpływowym?

Komunikator wpływowy podczas rozmowy i wyznaczania celów doceni motywację, podkreślanie rangi zadania i korzyści płynące z wykonania pracy. W tym przypadku niemal konieczne jest budowanie i utrzymywanie pozytywnych relacji, co szybko owocuje sumiennością i ponadprzeciętnym zaangażowaniem. Wspieranie kreatywności, umożliwianie rozwoju i otwartość na różnorodne pomysły i rozwiązania podobnie jak wyznaczanie wspólnych dla całego zespołu celów będą mile widziane. Co ciekawe, komunikatorzy wpływowi preferują nieformalny styl rozmowy, przez co czują się swobodniej i chętniej podejmują działania.

Jakie komunikaty będą bezskuteczne?

W rozmowie z komunikatorem wpływowym nie sprawdzi się podawanie zbyt wielu szczegółów technicznych, dialogi pozbawione emocji i brak przestrzeni na wyrażanie opinii i uczuć związanych z zadaniem, czy projektem. W tym miejscu warto nadmienić, że żaden styl komunikacji nie jest z natury lepszy od innego. Niemniej jednak wybór niewłaściwego sposobu przekazywania informacji w danej sytuacji lub w kontekście konkretnego odbiorcy, może negatywnie wpłynąć na odbiór pomysłu, idei czy planu działania.

Czy dobór współpracowników powinien opierać się na analizie stylu komunikacji?

Badania dowodzą, że niektóre połączenia grup poszczególnych komunikatorów mogą być bardziej efektywne, jednak każdy z przedstawicieli może wnieść do zespołu ogromną wartość. Duet złożony z komunikatora bezpośredniego i funkcjonalnego może sprawdzić się w projektach wymagających precyzji i szybkości działania. Pierwszy dostarczy bowiem jasne wytyczne, a drugi zadba o analizę i dopracowanie szczegółów. Zagrożeniem w ich współpracy może być jednak sfera kontaktu. Osoba o stylu komunikacji bezpośredniej może wydawać się zbyt surowa, podczas gdy ta o stylu komunikacji funkcjonalnej może czuć się ponaglana w podjęciu działań i przyspieszaniu analiz.

Jak poznać styl komunikacji pracowników, by z łatwością porozumiewać się w zespole?

Na początkowym etapie poznawania pracowników ważne będzie obserwacja i słuchanie tego, jak wygląda komunikacja w zespole. Zastanowienie się, na jakim etapie pojawiają się konflikty, kto je wywołuje, kto chce rozwiązać, a kto jest jedynie biernym słuchaczem. Dobrą praktyką umacniającą więzi i umożliwiającą poznanie odczuć i doświadczeń współpracowników są też indywidualne rozmowy, podczas których otworzą się ci, którzy chcą przekazać swoje spostrzeżenia w kameralnym gronie.

Coraz częstszą i miarodajną praktyką jest również wykonanie przez pracowników kwestionariuszy osobowości, testów takich jak Test skali A oraz skali S, czy Extended DISC, czy korzystanie ze specjalistycznych narzędzi oceny stylów komunikacji. Nie można jednak jednoznacznie zaklasyfikować każdego z pracowników jako komunikatora bezpośredniego, funkcjonalnego, kooperacyjnego lub wpływowego. Style komunikacji warto traktować więc jako narzędzie ułatwiające zrozumienie pewnych tendencji i predyspozycji, a nie jako ścisły podział.