Relacjonujesz event w mediach społecznościowych? Podpowiadamy, jak robić to dobrze

Media społecznościowe w event marketingu to coś więcej niż słup ogłoszeniowy. Nie tylko dają możliwość wypromowania imprezy, ale także mogą zaangażować społeczność do aktywnego tworzenia własnego contentu związanego z wydarzeniem. To także idealna okazja do zebrania cennego feedbacku.

Relacje na Facebooku i Instagramie

Relacje publikowane na Facebooku i Instagramie są najbardziej angażującą formą komunikacji. Zostały stworzone po to, by móc na bieżąco pokazywać to, co się dzieje, dlatego są idealnym narzędziem do wykorzystania w event marketingu. Choć można je oglądać tylko przez 24 godziny, są niezwykle ważnym elementem przekazu. Skracają dystans między publikującym a obserwującymi. Organizatorzy eventów powinni zwrócić też uwagę na inne pozytywne aspekty takiego rodzaju komunikacji.

„Dobre działanie w mediach społecznościowych, w szczególności w relacjach na Instagramie, wspiera procesy związane z organizacją imprez na wielu płaszczyznach, m.in.: tworzeniu wartości medialnej, budowaniu bazy fanów, wsparciu sprzedaży biletów i obsługi klienta” – wyjaśnia Marek Durski z M-Active, współorganizator BNP Paribas Warsaw Open.

Publikacje w tych mediach, tak jak i w przypadku innych placementów, wymagają jednak zaplanowania komunikacji. Content powinien być różnorodny, nie wystarczy wrzucać kolejnych nagrań prosto z telefonu. Takie działanie nie spowoduje, że relacje będą chętniej oglądane. Wbudowane funkcje Instagrama pozwalają na zróżnicowanie kolejnych kafelków w relacji, a także zaangażowanie obserwatorów profilu i zwiększenie liczby interakcji.

Przed eventem

Relacjonowanie eventu powinniśmy zacząć jeszcze przed jego rozpoczęciem. Zaplanowanie i realizacja wydarzenia wymagają wiele wysiłku, warto więc pokazać w jaki sposób i nad czym pracujecie. Będzie to też idealna okazja do przedstawienia zespołu wraz ze wskazaniem roli, jaką dana osoba pełni. Z reguły przygotowania do wydarzenia są niedostępne dla uczestników, a z pewnością znajdziecie ciekawe elementy do pokazania, które będą dla społeczności interesujące. Event odbędzie się w wyjątkowym miejscu? Zabierzcie obserwujących na spacer po tej lokalizacji. Właśnie pakujecie press packi? Trwa próba zespołu? Ekipa gastronomiczna przygotowuje przekąski? Pokażcie to i uchylcie rąbka tajemnicy organizacyjnej. Taka zajawkowa forma stanie się dobrym elementem promującym event i napędzającym sprzedaż biletów.

Warto skorzystać też z funkcji odliczania, która jest dostępna na Instagramie. Nic tak nie buduje napięcia, jak czas odmierzany na żywo. Obserwujący będą mieli możliwość włączenia przypomnienia o wskazanej przez licznik godzinie oraz udostępnienia odliczania na swoich relacjach. Takie crosspostowanie jest niezwykle ważne w mediach społecznościowych, ponieważ pomaga w powiększaniu zasięgów organicznych.

Sprawdź nowości na platformie

Sposobów na samo wzbogacenie relacji jest wiele, warto śledzić często pojawiające się nowości na platformie. Wykorzystywanie wbudowanych dodatków do relacji zachęca do interakcji – obserwatorzy nie tylko oglądają i czytają, ale są realnie angażowani. Opcja ankietowania sprawdzi się na przykład jeśli chcemy, żeby uczestnicy mieli realny wpływ na przebieg eventu. Przykłady wykorzystania ankiet w eventach? Można zaangażować odbiorców w wybór koloru koszulek lub głosowanie na dodatkową atrakcję. Prognoza pogody nie sprzyja przyjęciu na świeżym powietrzu? Poproś swoją społeczność o pomoc w przegonieniu deszczu poprzez dodanie do relacji naklejki z emotikonką słońca. Takie działanie również zachęci do kliknięcia – i o to w tym chodzi. Wpłynie to dobrze na zasięgi, a jak dobrze wiemy, algorytmy Instagrama lubią angażujące treści.

Ciekawą opcją jest przycisk „Twoja kolej”. Zachęca on użytkowników do pokazywania własnego contentu na wybrany przez dany profil temat. Można na przykład poprosić obserwatorów o podzielenie się zdjęciami z eventu, a wszystkie opublikowane przez nich relacje pojawią się w jednym miejscu. Inne osoby będą mogły również je zobaczyć i na nie zareagować, a profil, który rozpoczął tę akcję, udostępni te relacje. Dzięki takiej opcji wpisujemy się w ważny trend User Generated Content, który jest nie tylko zasięgo- i opiniotwórczy, ale przede wszystkim podkreśla poczucie przynależności do społeczności.

Przyglądajmy się też relacjom, jakie publikują na swoich profilach uczestnicy. Jak podkreśla Kafka Jaworska, dyrektorka Międzynarodowego Festiwalu Filmowego TOFIFEST:

„Z nieukrywaną przyjemnością oglądam zdjęcia i instastories, na których oznaczany jest nasz profil. Relacjonowanie festiwalu przez publiczność w mediach społecznościowych pozwala nam na spojrzenie na niego z perspektywy widzów, dzięki czemu możemy być jeszcze bliżej nich, wchodzić z nimi w interakcje lub bieżąco reagować na ich pytania”.

Obsługa klienta

Ze względu na łatwą i szybką komunikację, media społecznościowe wspierają również obsługę klienta. Część osób wybiera właśnie ten rodzaj kontaktu z organizatorem, zamiast  pisania maili czy rozmowy telefonicznej. Przed i w trakcie eventu pytań może pojawić się dużo: jak zakupić bilet, czy można go zwrócić, gdzie zaparkować auto lub zostawić rower. Z pomocą przychodzi kolejna możliwość, jaką jest funkcja pytań w relacjach. Poproście swoich obserwatorów, by przesłali ewentualne pytania organizacyjne. Wszystkie poruszone przez nich kwestie będą uporządkowane, znajdą się w jednym miejscu, a zarządzający profilem będą mogli na nie odpowiedzieć prywatnie lub publicznie, w kolejnej relacji. Inni obserwujący zyskają przydatne informacje i być może nie zasypią profili ciągle powtarzającymi się pytaniami.

Jak zwiększyć zasięgi organiczne?

Zasięgi organiczne może zwiększyć także oznaczanie innych osób i profili w relacji, dzięki czemu zyskują one łatwość w udostępnieniu materiałów na swoich kontach. Jak podkreśla Marek Durski: „Taka opcja stworzyła zupełnie nową przestrzeń do oddziaływania dla marek i sponsorów wydarzeń”. Warto wykorzystywać ten kanał do przedstawienia, zareklamowania i podziękowania sponsorom oraz partnerom.

Durski wskazuje też ważną zmianę, jaką spowodowało wykorzystywanie mediów społecznościowych, na przykładzie eventów ze świata sportu:

„Ich pojawienie się zmieniło sposób odbioru wydarzeń sportowych. Emocje związane ze śledzeniem rywalizacji, kiedyś dostępne wyłącznie na żywo lub w wersji telewizyjno-radiowej, stały się dostępne z poziomu urządzeń mobilnych. Powstanie nowego kanału komunikacji poszerzyło naturalną bazę odbiorców imprez”.

Warto pamiętać, że relacje będą oglądać nie tylko osoby, które są z nami w trakcie eventu, ale także te, które nie zdecydowały się w nim uczestniczyć. Stąd ważne jest prowadzenie takiej narracji, żeby była ona zrozumiana niezależnie od tego czy jesteśmy uczestnikiem czy tylko podglądamy, jak przebiega wydarzenie. Drugą, cenną radą jest skupienie się na bieżącym relacjonowaniu, w czasie rzeczywistym, niemal jak w przekazie na żywo w telewizji. W mediach społecznościowych, przede wszystkim w relacjach, liczy się tu i teraz.